課程介紹
一套結合目標管理、時間管理、專案管理與敏捷思維的高績效工作法,讓你從此不再只是無效努力!
如果你每一天,每一週都可以創造價值,那你是否知道本週結束後,你會獲得些什麼?
我想請各位先思考兩個問題:
- 每週一的一大早,這個禮拜的所有工作是否都已經確認下來了?做什麼事、花多少時間、安排在星期幾、跟誰討論,以及每件工作最後要交出什麼成果來,這些是否都已經搞清楚了?
- 這些事,是否都是相對有價值的工作?如果沒有價值,為何會安排在這個禮拜進行?如果不做這些,應該先做那些事呢?
當你攤開你的行事曆,你可能會發現裡頭充斥著太多行政庶務,這些事你說不出它的價值,但不做似乎也不行;有些事還沒敲好討論的時間,但deadline已經壓在那了;有些時間是空的,沒排事情,到時候看什麼緊急做什麼吧;老闆隨時都會交辦事情下來,有計畫跟沒計畫一樣…
漫無目的的工作,才不是常態
或許你以為這是常態,但可曾想過你時間管裡做的這麼差的根本原因,可能就是因為你認為這是常態。 過往我曾跟一些人溝通過這個觀念,有時我們光是溝通上面兩個問題就花了數個小時,原因有二:
第一,多數人都不是以這種模式在思考每週的工作,多數人的時間都是「被安排」,如果沒有人為他安排工作,自己也不知應該做哪些事,很少主動去確認工作,更少主動安排工作,總認為時間到了自然會有事做;
第二,很少思考每項工作的價值,就是日復一日的重複著手邊的工作,相信有做事總是會有價值的,卻也不曾懷疑這樣做有什麼問題。
為什麼你不覺得這樣很可怕?
我有時會這樣問他們,有些人不覺得怎樣,有些人則在我點出這問題時恍然大悟,告訴我:「在工作上,我一直感受不到自己的價值與成長,心裡很慌,但卻找不出原因,或許就是這種日復一日,被安排好的而沒自我的工作模式所導致。」
檢視每件工作的價值
打開你的行事曆,從中挑選任何一個任務,然後回答我兩個問題:
「為什麼要做這件事?」
「不做會怎麼樣?」
這兩個問題看似理所當然,但如果你把做每件事情的價值給考慮進去,請問:「做這件事會對你的生活創造什麼價值?」
當你願意去思考自己花時間去做的每件事情的價值,你的生活才會變得更有價值,時間很有限,必須盡可能花在最能創造價值的地方。
如果你有目標,那就往目標前行,然後盡可能把時間花在那邊,並且妥善做好計畫,讓自己可以一步步的前進,而在前進的路上可能會遭逢各種困難或變故,你也需要隨時掌握現況並加以調整。
我過去在工作上運用了一套有效的方法指導過很多member,我要他們思考目標,做好時間分配,擬訂計畫並妥善執行,並且建議他們時時自我覆盤,
我一開始稱這個方法為週迭代,後來經過重新思考後我改稱它為OTPR。
OTPR,讓你以週為單位,持續進步
O:找出生活方向,設定個人目標
T:排定優先順序,妥善安排時間
P:有計畫性的安排每一週
R:回顧、覆盤與自我提問,持續改善做事方法
這堂課適合:
- 會總是開不完的職場工作者
- 上班總是瞎忙,時間老是不夠用的職場工作者
- 明明很努力卻仍然績效不彰的職場工作者
- 想提升團隊現有績效的領導者
- 想循序漸進完成階段性任務的人
- 每年訂個人目標,卻每年都沒做到的人
有效運用OTPR,一個月後你就能感受到明顯的改變,三個月後你會發現自己有長足的進步,只要半年時間你在工作上的主控權會愈來愈大,能創造的價值也相對具體,此時,你就會真正進入高績效人士的行列中!
來看看其他同學的實踐成果:
學院大使-小龐
不被他人綁架,也不要被自己綁架
完整的執行過四週的週迭代(OTPR)後,我發現我們總是容易陷入以下迴圈:
常常做天上掉下來的鳥屎,而不是重要的任務
例如主管腦洞大開時被抓去開會,交辦一片模糊的目標,並且被迫展開一堆事。
先做「協作」排擠「自我」
例如學習規劃常常為了Case Study或社團會議資料準備,取消了我自學的時間。然而這些真的是相對重要或緊急的事嗎? 還是我總是不懂得適當的拒絕呢?
生活的時間,總是優先被刪減
目前四週都無法運動,主要原因除了臨時家人受傷,需要到醫院照顧陪伴之外,更多是參加了許多學習活動後,壓縮了一些生活空間。 當我們為了別人的期待,失去了掌握時間的權力、甚至失去了生活壓力調適機制,長期而言,必會讓我們效率上降低、產生反效果,我們必須重新反思這些任務的重要性。
原文連結:5月學習筆記—75 days challenge覆盤與迭代
學院大使 - 小可
這個方法目前我實踐了快一個月,對於糾正我一些不好的行為習慣,以及對於聚焦目標,我覺得非常管用。
找一個有相同目標的學伴
我的自控能力不是特別好,很容易在執行的中途,被其他事情吸引,我一直都知道自己有這個毛病。
比如,本來下午安排畫畫時間,可能看上一個好看的電視劇,就跑去看電視。
比如,早上起床打算閱讀,可能跑去學習前一天晚上沒看完的畫畫視頻。
比如,畫畫的時間被看小說佔據,我是一個很喜歡看網路小說的人,而且每次非要把小說看完不可,大家都知道網路小說基本上1000章以上,看完最少也要花費1周晚間時間或者週末兩天時間,不止一次為這個事情而感到頭痛。
找學伴一起互相監督,自制力會上升,不過記得找跟自己有相同目標的人,這樣會比較長久,如果找不同目標的,我覺得可能在一起互相鼓勵,沒有什麼共鳴,也就很容易放棄了。
週迭代互相分享
週迭代就是每週一個覆盤。
我和學伴會安排週末定期的跟對方覆盤,分享這周的執行的情況,以及下週的目標計畫,主要會思考以下幾個問題:
- 這週執行情況如何?
- 哪些目標超出預期?為什麼?
- 執行失敗是為什麼?
- 為什麼要制定這個目標,跟我的年計畫有關嗎?
- 是否需要調整目標?
這個步驟十分有趣,淡定一點面對自己的缺點,是一件非常好的事情,做的好的地方,也要值得鼓勵。跟學伴一起討論,也會進行更深入思考,也許會發現,有些目標根本就不是自己需要的。
海外同學 - Mia
OTPR第三週覆盤 記錄一下3個進步與3個學習點。
進步
- 工作日誌突破前兩次的週三魔咒,順利記錄到週末放假前
- 平日大部分可以在10.30pm就可以放下一切準備洗洗睡
- 突破了心魔讀了更多的財報知識。
學習點
要做的事就幫他開月曆。
這次的覆盤雖然還是擁有許多未達成事項,但是每兩三小時紀錄該日行程的習慣已經逐漸養成。也發現,要讓一件事情被完成,最好的方式就是在當下替他開一個行事曆,在之後才會記得followup跟執行。(隨著時間過去,腦中的記憶體真的越來越小了)
好的習慣與他的快樂夥伴。
有時候一個習慣的養成,是一種生活型態的改變,也會連帶著這個習慣的好朋友一起出現。前陣子有意識地要求自己每日喝水量要達到兩公升以上,以及每日花半小時冥想。隨著身心淨化的過程,運動的時間也不自覺變多。彷彿身體自己就會知道,什麼樣的生活狀態會是比較舒服、健康的。 生活型態調整過後,即便沒有每日都冥想了,大概變成一週三次,但也會知道自己大方向正在往正向的地方邁進,讓自己有一種跟習慣好好相處的感覺。
思考關於優序。
討論行事曆的過程當中,其實也是讓自己在思考人生的更多種可能。例如為什麼有些人可以一個禮拜花在學習上這麼多時間,可能對方是把這件事情排在她的第一第二順位。而學習可能在我們的第三第四順位。 了解之後,其實也會對於競爭意識這件事情有更開闊的看法。
有些人在擁有某項專長,是因為這件事情在對方生命中的優序不同,也加上每個人對於疲倦的感受度不同,需要充電的時間長度也不同,導致彼此之間的差異。 有時候看見別人有著我們羨慕的特質,實際上也必須去思考,自己行為上所反映出來的優序是否表示出心裡的在乎。如果已經盡力了,其實也不用給自己太多的壓力。時間到了,這些成果就會慢慢出現的。
課綱(目前已上架)
關於課程
- OTPR是什麼?
- 如何在生活中獲得回饋
- OTPR工作法的真實案例
- OKR目標設定
- OKR,目標設定 - 課後練習
- Time Management,時間管理
- Time Management,時間管理-課後練習
- Project Management,專案管理
- Project Management,專案管理-課後練習
- Retrospective,回顧與覆盤
- Retrospective,回顧與覆盤-課後練習
- Peer OTPR,學伴式OTPR
- 【情境挑戰題】OTPR 實作模板
- 【情境挑戰題】任務繳交表單|OTPR 一周實作模板
授課老師
學習貝
- 預估學習時數(含練習)3 小時 42 分
- 教材時數1 小時 14 分
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- 預估學習時數(含練習)3 小時 42 分
- 教材時數1 小時 14 分
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