試閱數據力課前暖身：讓數據地圖成為組織溝通藍圖
在組織中，溝通的問題往往是我們最大的難題之一。
做專案時，一旦遇到跨部門溝通的問題，專案的複雜度就會大幅上升，因為我們總是得跟不同部門的人協調人與事，而當碰到的人不一樣時，獲得的結果也可能出現明顯的差別。
推動敏捷或 OKR 這類制度時，在導入過程中，我們除了強調要有高階主管的支持外，更重要的則是頻繁的對齊與溝通。因為我們清楚，唯有當我們對一件事有相同的認知與期待時，才算是具有共識，也才能群策群力的為一件事情而努力。
更甚者，因為隨著組織長大，分工愈來愈多元，有些部門如銷售、行銷，本身所負責的工作任務在公司業務的最前線，所以會直接承擔具體的業績成果，工作表現很容易被量化。而產品、研發、客服，乃至於其他的職能角色則是間接對業績負責，工作表現相對不容易被衡量與被看見。
而這也導致我們在溝通部門價值與個人績效時，很容易產生不公平感。而這些，都是組織內經常被提及的溝通問題。
過往談到溝通問題時，我們最常提到的解決方法就是藉由「人與人之間更頻繁的溝通」來盡可能確保彼此的認知是一致的。這個方法基本上是不可或缺的，因為溝通的「意願」是一切溝通的基礎，少了意願，我們只會在必須溝通時才會找彼此溝通，而且我們的目的只是為了談好這次的事情，而不是為了建立長期的溝通方式。
溝通的意願，是基礎，但並不是有效溝通的全部。要做好組織內部的溝通，我認為有幾件事情很關鍵。
第一，溝通意願，沒有意願，團隊就很難有共識，更遑論緊密合作。
第二，共同語言，當兩個人溝通時，我們是否用了雙方都能輕易了解的語言進行溝通，也是我先前提到。當一個人談著業績，另一個人卻談產品品質時，兩個人要找到共識是不容易的。而當雙方都能用相近的語言來溝通時，溝通的效果一般會大幅上升。
第三，溝通藍圖，為什麼多個人一起拼一張 5,000 片的拼圖，我們只要先定義好步驟，彼此就能有效分工，很少會出衝突？那是因為我們對於最終的成品有共識，對於展開工作所需的步驟也很清楚，每個人負責拼哪部分的分工也很明確。
成品樣貌、工作步驟、分工，這就是所謂的溝通藍圖。過往我們總是在彼此內心描畫這個藍圖，然後在每次的溝通中認為彼此已經取得共識，但其實我們必未充分對齊。因為我們對藍圖的想像其實是不同的。
愈大組織的跨部門協作工作愈頻繁，溝通藍圖的重要性愈高。許多組織的溝通，大多著眼於溝通意願，而忽略了共同語言與溝通藍圖。
共同語言這部分，在過往我曾經分享過商業思維是組織內最有效的共同語言，只要大家對商業都有一些基本的認識，經常使用商業語言溝通，溝通的效率肯定會有所提升。
而今天，我想進一步跟大家聊聊溝通藍圖。
溝通藍圖
不曉得你是否有與室內設計師合作的經驗？室內設計師在與案主溝通時，一般會先繪製一到多張平面設計圖，這張平面設計圖會將房子的空間作等比例的縮放，讓空間的配置可以在 2D 的狀態下先做初步的確認。
這張平面圖，就是設計師用來跟案主溝通的溝通藍圖。當設計師跟你說主臥室，你就會看到平面圖中的主臥室的位置，你不會誤解成客廳，而當他跟你說主臥有三面採光，你會看到有三個面都確實都有留下窗戶的圖示，你不會將它誤以為是一道牆。
如果案主想要進一步確認空間感與配色，設計師會另外出 3D 設計稿，或者搭配虛擬實境的技術讓你可以在 3D 的環境中瀏覽未來完工時的樣貌。
設計師所使用的 2D、3D 設計圖，就是設計師在與案主溝通時的溝通藍圖。而正是因為有這個溝通藍圖，讓設計師能與不具設計背景的案主之間有效溝通。如果沒有這個溝通藍圖，就算設計師的溝通技巧再好，再有耐性，溝通起來都是事倍功半的。
而設計圖之所以能成為有效的溝通藍圖，主要原因有幾個：
第一，設計圖是